RENDSZERÉPÍTÉS ÉS FOLYAMATFEJLESZTÉS
Amikor ugyanazok a hibák, kérdések és elakadások újra meg újra visszatérnek, általában már nem egy újabb gyors megoldásra van szükség.
Ezekben az esettanulmányokban azt mutatom meg, hogyan alakítottam a gyakorlati tapasztalatot, a meglévő tudást és a sokszor rendezetlen működést érthető, követhető és továbbadható rendszerré.
Amikor már nem egy újabb feladat, hanem jobb működés kell.
Sok vállalkozási probléma nem azért ismétlődik, mert az emberek nem dolgoznak megfelelően.
Gyakran egyszerűen nincs egyértelműen kialakítva, hogyan kellene működnie a rendszernek.
Az információk emberek fejében vannak. Az elvárások nincsenek pontosan meghatározva. Ugyanazt a feladatot mindenki másképpen végzi. A hibák javítása időt vesz el, miközben ugyanazok a problémák később újra megjelennek.
Ilyenkor már nem egy újabb ellenőrzés vagy utasítás jelenti a tartós megoldást.
A tudást és a működést kell rendszerré alakítani.
Mit vizsgálok egy működési rendszerben?
• hogyan történik jelenleg a munkavégzés
• hol vannak visszatérő hibák és elakadások
• milyen tudás nincs dokumentálva
• mely feladatok függnek túlságosan egyetlen embertől
• hol hiányoznak egyértelmű elvárások
• milyen ellenőrzési pontokra van szükség
• mi egyszerűsíthető vagy egységesíthető
• hogyan lehet a kialakított működést másoknak is átadni
Kapcsolódó esettanulmányok
Airbnb-takarítói oktatási rendszer
Supervisori tapasztalatból kialakított oktatási rendszer egy olyan működésben, ahol a magas fluktuáció mellett nem volt egységesen meghatározva és átadva, hogyan kell megfelelő minőségben elvégezni a munkát.
A cél nem pusztán a hibák utólagos felismerése volt, hanem egy érthető, követhető és továbbadható munkamódszer létrehozása.
Telesales tudásrendszer
A napi munkában felhalmozott tapasztalat és működési tudás rendszerezése annak érdekében, hogy az információ ne kizárólag egyes munkatársak fejében létezzen.
Marketingosztály működésének kialakítása
Feladatok, felelősségek, információk és munkafolyamatok összehangolása egy működőképesebb szervezeti struktúra kialakításához.
Nem dokumentumokat építek a működés köré
A dokumentáció önmagában még nem rendszer.
Egy folyamat akkor válik valóban használhatóvá, ha érthető, végrehajtható, ellenőrizhető és szükség esetén másnak is átadható.
Ezért a rendszerépítés célja nálam nem az, hogy több szabály és dokumentum szülessen, hanem az, hogy kevesebb bizonytalansággal lehessen dolgozni.