Hogyan készült a De hát így is működik.?

A De hát így is működik. nem egyetlen ötletből és nem egyetlen munkahelyi történetből született.

Hosszabb idő alatt állt össze.

Megfigyelésekből.
Visszatérő helyzetekből.
Jól ismert mondatokból.
Olyan problémákból, amelyek elsőre különbözőnek tűntek, mégis újra és újra ugyanahhoz a kérdéshez vezettek:

Miért marad fenn egy működés akkor is, amikor szinte mindenki látja, hogy lehetne jobb?

Ez lett a könyv egyik központi kérdése.

Először csak a helyzetek ismétlődtek

• Más munkahely.
• Más feladat.
• Más vezető.
• Más csapat.
• Mégis újra megjelentek ugyanazok a minták.
• Valaki nem kapott elegendő információt.
• Egy folyamat csak azért működött, mert valaki fejben tartotta.
• Egy hiba ismét előfordult, bár korábban már mindenki találkozott vele.
• Egy feladat végül elkészült, de sokkal több idővel, kerülőúttal és emberi energiával, mint amennyire szükség lett volna.
• És szinte mindig volt valaki, aki helyrehozta.

Ez elsőre akár egyéni problémának is tűnhet.

Valaki figyelmetlen.

Valaki nem kommunikál megfelelően.

Valaki nem szervez jól.

De amikor hasonló helyzetek különböző környezetekben ismétlődnek, érdemes feltenni egy másik kérdést:

biztos, hogy csak az emberrel van probléma?

Vagy maga a működés teremt olyan helyzetet, amelyben ugyanazok a hibák újra és újra létrejönnek?

A könyv nem napló lett

A munka során hamar világossá vált, hogy ebből nem személyes munkahelyi naplót szeretnék készíteni.

Nem az volt a célom, hogy cégeket, vezetőket vagy konkrét embereket minősítsek.

Sokkal érdekesebbnek tartottam azt, ami a történetek mögött közös.

A mintázatot.

Azt, amikor egy rendszer papíron működik, a valóságban azonban folyamatos emberi korrekcióra szorul.

Azt, amikor egy feladat végül mindig elkészül, ezért maga a folyamat soha nem kerül igazán vizsgálat alá.

Azt, amikor az ideiglenes megoldásból állandó gyakorlat lesz.

És azt, amikor egy szervezet már nem is érzékeli, mennyi többletmunkát épített be a saját mindennapjaiba.

Ezért a könyvben az egyedi történetek helyett elsősorban működési helyzetek kerültek előtérbe.

Dolgozói, vezetői és rendszerépítő nézőpontból

Ugyanaz a helyzet egészen másképp látszik attól függően, honnan nézzük.

Dolgozói oldalról gyakran azt lehet érezni:

• „Miért kell ezt újra nekem megoldanom?”

Vezetőként inkább az jelenik meg:

• „Miért nem működik ez úgy, ahogyan megbeszéltük?”

Rendszerépítő szemmel pedig egy harmadik kérdés válik fontossá:

• „Mi teszi lehetővé, hogy ugyanez a probléma újra létrejöjjön?”

A könyv készítése során ez a harmadik nézőpont vált meghatározóvá.

Nem az érdekelt elsősorban, hogy ki hibázott.

Hanem az, hogy milyen működési környezet tette lehetővé a hibát.

És még inkább:

• miért maradt fenn ez a környezet?

A cím sem véletlenül született

A „De hát így is működik.” mondat pontosan azt az állapotot fogalmazza meg, amelyről a könyv szól.

Nem feltétlenül jó.

Nem feltétlenül hatékony.

Nem feltétlenül fenntartható.

De még működik.

A feladat elkészül.

Az ügyfél megkapja, amit várt.

A határidőt valahogy sikerül tartani.

Valaki közben kijavítja a hibát.

Valaki emlékszik arra, amit senki nem írt le.

Valaki utánajár annak, ami két folyamat között elveszett.

Így kívülről minden rendben lévőnek tűnhet.

Ez azonban könnyen elfedi azt, hogy a rendszer valójában folyamatosan emberi kompenzációból él.

A könyv címe ebből a felismerésből született.

A kézirat építése közben egyre fontosabb lett a láthatatlan költség

A működés problémáit gyakran pénzben mérjük.

Pedig sok költség nem jelenik meg közvetlenül egy kimutatásban.

Ilyen lehet:

• az elveszett idő,
• az újramunka,
• a bizonytalanság,
• a megszakított figyelem,
• a felesleges egyeztetés,
• az ismételt ellenőrzés,
• a kulcsemberektől való túlzott függés,
• vagy az, amikor valaki rendszeresen többet vállal, csak azért, hogy a folyamat ne álljon meg.

Ezekből külön-külön talán egyik sem tűnik drámainak.

Együtt azonban már meghatározhatják egy teljes szervezet működését.

Ezért a könyv készítése közben egyre hangsúlyosabbá vált a kérdés:

nemcsak az számít, hogy valami működik-e, hanem az is, hogy milyen áron működik.

Nem receptkönyvet szerettem volna írni

A De hát így is működik. nem egy olyan könyv, amely minden szervezet számára ugyanazt a tíz lépést írja elő.

A működési problémák ennél összetettebbek.

Ugyanaz a tünet két különböző cégnél teljesen más okból alakulhat ki.

Ezért a könyv célja elsősorban nem az, hogy kész válaszokat adjon.

Hanem hogy segítsen jobb kérdéseket feltenni.

Miért történik ez újra?

Hol veszik el az információ?

Miért függ ez a folyamat mindig ugyanattól az embertől?

Miért kell valamit folyamatosan kézzel kijavítani?

Mi történne, ha az az ember, aki eddig mindent megoldott, holnap nem lenne elérhető?

És talán a legfontosabb:

• azért működik jól a rendszer, vagy azért, mert valaki folyamatosan megmenti?

Így állt össze a könyv

A kézirat során a különálló helyzetek fokozatosan nagyobb témák köré rendeződtek.

Előkerült a vezetés.

A tudás átadása.

A szerepek és felelősségek.

A határidők.

A változás.

Az új munkatárs érkezése.

A kulcsemberek szerepe.

A működés látható és láthatatlan költsége.

És az a kérdés is, hogy mi történik akkor, amikor egy szervezet túl sokáig támaszkodik arra, hogy valaki majd úgyis megoldja.

Így lett a sok különálló tapasztalatból egyetlen összefüggő gondolatmenet.

Nem egyetlen történet.

Hanem egy rendszer működésének vizsgálata.

Elkészült. De a kérdés továbbra is nyitott.

A könyv ma már elkészült és elérhető.

A benne szereplő kérdések azonban nem értek véget a kézirattal.

Mert amíg vannak olyan munkahelyek, vállalkozások és szervezetek, ahol egy rosszul működő folyamatot emberek tartanak életben,

addig érdemes feltenni a kérdést:

Valóban jól működik?

Vagy csak megszoktuk, hogy így működik?