Egy projekt nem attól halad, hogy hosszú a feladatlista.
Akkor válik kezelhetővé, ha egyértelmű:
mit szeretnénk elérni, mi a következő lépés, kihez tartozik a feladat, mikorra kell elkészülnie, és hogyan követjük a haladást.
A projektmenedzsmentnek nem feltétlenül kell bonyolult szoftvereket vagy túlzott adminisztrációt jelentenie. Sok vállalkozásnál már néhány következetesen alkalmazott alapelv jelentősen csökkenti az elakadást és az információvesztést.
1. A projekt céljának tisztázása
Mielőtt feladatokat osztunk ki, érdemes pontosan meghatározni, mit tekintünk sikeres eredménynek.
Nem elég például az, hogy:
„El kell készíteni az új rendszert.”
Pontosabb cél lehet:
„Szeptember végére legyen egy működő, dokumentált rendszer, amelyet a munkatársak önállóan is használni tudnak.”
A jól meghatározott cél segít eldönteni:
mi tartozik valóban a projekthez;
mi nem része a projektnek;
milyen eredménynek kell megszületnie;
mikor tekinthető a munka befejezettnek.
2. A nagy feladatot bontsa végrehajtható lépésekre
A túl nagy feladatok könnyen elakadnak.
Az olyan megfogalmazás, mint:
„Rendbe kell tenni az adminisztrációt”
még nem valódi feladat.
Érdemes kisebb, konkrét lépésekre bontani:
jelenlegi dokumentumok összegyűjtése;
duplikációk és elavult fájlok azonosítása;
mappastruktúra kialakítása;
fájlelnevezési szabály meghatározása;
felelősök kijelölése;
új rendszer tesztelése;
átadás és dokumentálás.
Minél pontosabb a következő lépés, annál kisebb az esélye annak, hogy a projekt pusztán azért áll meg, mert senki nem tudja, hogyan tovább.
3. Minden feladatnak legyen felelőse
A „majd megcsináljuk” általában nem felelősségi kör.
Egy feladat akkor válik követhetővé, ha egyértelműen meghatározható:
Mi a feladat?
Ki felel érte?
Mikorra kell elkészülnie?
Mire van szükség az elvégzéséhez?
Ez nem jelenti azt, hogy minden munkát egyetlen embernek kell elvégeznie.
A felelős azt jelenti, hogy van valaki, aki tudja, hol tart a feladat, és gondoskodik arról, hogy megtörténjen a következő lépés.
4. Határidő helyett használjon valódi prioritást
Nem lehet minden sürgős.
Ha minden feladat elsőbbséget kap, valójában egyiknek sincs prioritása.
Érdemes elkülöníteni:
Azonnali
A projekt haladását közvetlenül akadályozó feladatok.
Következő
Azok a lépések, amelyek az aktuális akadály megszüntetése után következnek.
Későbbi
Fontos, de a jelenlegi haladást nem befolyásoló feladatok.
Ötlet / fejlesztési lehetőség
Értékes gondolat, amelyet nem kell elveszíteni, de nem szükséges most megvalósítani.
Ez az egyszerű megkülönböztetés jelentősen csökkentheti azt az érzést, hogy „mindent egyszerre kellene megcsinálni”.
5. Legyen egyetlen hely, ahol a projekt állapota látható
A projektinformáció ne legyen egyszerre:
e-mailben;
üzenetekben;
papíron;
külön táblázatokban;
és több ember fejében.
Nem feltétlenül van szükség külön projektmenedzsment-rendszerre.
Egy jól kialakított táblázat vagy egyszerű feladatkövető is megfelelő lehet, ha következetesen használják.
A lényeg, hogy egy helyen látható legyen legalább:
feladat;
felelős;
határidő;
aktuális állapot;
következő lépés;
szükséges döntés vagy információ.
6. A nyitott kérdéseket külön kezelje
Sok projekt nem azért áll meg, mert nincs elvégezve egy feladat, hanem azért, mert valaki döntésére vagy információjára vár.
Érdemes ezért külön listát vezetni például:
Döntés szükséges
Mi az a kérdés, amelyben vezetői vagy ügyféloldali döntésre van szükség?
Információ hiányzik
Milyen adat, dokumentum vagy válasz nélkül nem lehet továbblépni?
Külső félre vár
Beszállító, könyvelő, ügyfél, partner vagy más közreműködő válaszára várunk?
Így az elakadások láthatóvá válnak, nem vesznek el a feladatlista között.
7. Rövid, rendszeres követés többet ér, mint a ritka nagy egyeztetés
Egy projekt állapotának követéséhez gyakran nincs szükség hosszú meetingre.
Egy rövid rendszeres áttekintés során elegendő végigvenni:
Mi készült el?
Mi van folyamatban?
Mi akadt el?
Milyen döntés szükséges?
Mi a következő lépés?
A cél nem újabb adminisztráció létrehozása, hanem az, hogy az elakadás minél hamarabb láthatóvá váljon.
8. Dokumentálja azt, amit később újra használni kell
A projekt során létrejövő tudás könnyen elveszik, ha csak beszélgetésekben marad meg.
Érdemes dokumentálni azokat az elemeket, amelyek később is használhatók:
folyamatleírások;
ellenőrzőlisták;
döntések;
sablonok;
beállítások;
felelősségi körök;
oktatási anyagok;
átadási információk.
Ezzel a projekt eredménye nem csak egy elkészült feladat lesz, hanem használható vállalati tudás is.
9. A projektet valóban le is kell zárni
Gyakori hiba, hogy egy projekt „majdnem elkészül”, de hónapokig nyitva marad.
A lezáráskor érdemes ellenőrizni:
elkészült-e a vállalt eredmény;
maradt-e nyitott feladat;
minden szükséges dokumentum rendelkezésre áll-e;
megtörtént-e az átadás;
egyértelmű-e, ki működteti tovább a létrehozott rendszert;
van-e olyan tanulság, amelyet a következő projektben érdemes alkalmazni.
Gyors projektindító ellenőrzőlista
Egy új projekt indításakor már ez a hét kérdés sokat segíthet:
1. Mi a projekt konkrét célja?
2. Mikorra kell elkészülnie?
3. Mi az első három szükséges lépés?
4. Ki felel az egyes feladatokért?
5. Hol követjük a projekt állapotát?
6. Milyen döntések vagy információk hiányoznak?
7. Mit kell a projekt végén átadni vagy dokumentálni?
Ha ezekre van egyértelmű válasz, a projekt már lényegesen jobb alapokról indul.
Nem a bonyolultság a cél
A jó projektmenedzsment nem attól professzionális, hogy sok táblázat, meeting vagy alkalmazás tartozik hozzá.
A cél az, hogy minden érintett tudja, mi történik, miért történik, mi a saját feladata, és mi következik ezután.
Egy jól kialakított projektstruktúra csökkenti a keresgélést, gyorsabban láthatóvá teszi az elakadásokat, és több figyelmet hagy magára a megvalósításra.
Rendszerezett vállalati működés →