Bevezető

Egy könyvelőirodában a szakmai munka minőségét jelentősen befolyásolja, milyen állapotban érkezik meg hozzá a feldolgozandó információ.

Négyhetes együttműködésem során nem könyvelési feladatokat végeztem, hanem azt a háttéradminisztrációt támogattam, amelyből a könyvelők rendezettebb, feldolgozásra alkalmas dokumentációt kaphattak.

A helyzet

A májusi bevallási időszak előtt nagy mennyiségű számla, költségbizonylat, ügyfélirat és tárgyi eszközökhöz kapcsolódó adat érkezett az irodába.

Az anyagok különböző formában és eltérő teljességgel álltak rendelkezésre, ezért jelentős előkészítő munka terhelte a szakmai csapatot.

A feladatom

A dokumentumokat:

• ügyfél;
• időszak;
• dokumentumtípus

szerint rendszereztem.

Követtem a hiányzó iratokat, előkészítettem a tárgyi eszközök adatait, segítettem a papír- és digitális dokumentumok rendezésében, valamint olyan hiánylistákat készítettem, amelyekből egyértelműen látszott, mi érkezett meg és mi vár még pótlásra.

A kialakított rendszer

Egységes dokumentumneveket, logikus mappaszerkezetet és egyszerű státuszokat alkalmaztam:

beérkezett → hiányos → egyeztetésre vár → előkészítve → átadva

A napi munka végén a nyitott tételek és a következő napi prioritások is ellenőrizhetők voltak.

Az eredmény

A számlák, bizonylatok és kapcsolódó adatok rendezettebb, visszakereshetőbb formába kerültek. Láthatóvá váltak a hiányok, egyszerűbb lett az utánkövetés, és a könyvelők több időt fordíthattak a tényleges szakmai feldolgozásra.

A projekt tanulsága: a jó adminisztratív háttér nem helyettesíti a szakmai tudást — felszabadítja számára az időt.

Hasonló működési helyzettel találkozik vállalkozásában?

A Projektrend támogatása mindig az aktuális helyzet megértésével kezdődik. Egy díjmentes projektfelmérés során áttekintjük, hol vannak a legfontosabb elakadások, és milyen rendszerezési, koordinációs vagy folyamatfejlesztési megoldás jelenthet valódi segítséget.

Kérek egy díjmentes projektfelmérést →