Munkamódszer
Egy új projekt vagy működési probléma esetén először nem a feladatlistával kezdek, hanem azzal, hogy megértsem a helyzetet, a célt és az összefüggéseket.
A Projektrend munkamódszerének alapja, hogy a megoldás ne csak az adott pillanatban működjön, hanem lehetőség szerint később is követhető és használható maradjon.
1. Helyzetfelmérés
Az első lépés annak tisztázása, hogy:
mi a jelenlegi helyzet;
hol van az elakadás;
mi a kívánt eredmény;
milyen információk, dokumentumok és erőforrások állnak rendelkezésre;
mely feladatok sürgősek, és melyek építhetők rendszerbe.
Nem minden probléma igényel teljes átalakítást. Sok esetben néhány jól meghatározott lépés is jelentős javulást hozhat.
2. Rendszerezés és prioritások
A következő lépésben átláthatóvá teszem a feladatokat, információkat és kapcsolódásokat.
Ennek része lehet például:
feladatok és felelősségek rendezése;
határidők és prioritások meghatározása;
dokumentumok és információk strukturálása;
hiányzó adatok vagy döntési pontok azonosítása;
követhető munkafolyamat kialakítása.
A cél, hogy egyértelmű legyen: mi történik, kihez tartozik, mikorra kell elkészülnie és mi a következő lépés.
3. Megvalósítás és koordináció
A kialakított rendszer önmagában nem elég: működés közben is használhatónak kell lennie.
A projekt jellegétől függően részt veszek a feladatok végrehajtásában, koordinációjában, dokumentálásában és nyomon követésében is.
Ha közben új információ vagy probléma merül fel, a folyamatot szükség szerint módosítom, hogy továbbra is a kitűzött célt szolgálja.
4. Dokumentálás
Ahol indokolt, a működéshez szükséges információkat nem hagyom kizárólag szóban vagy egyetlen ember fejében.
A projekt része lehet például:
folyamatleírás;
SOP;
ellenőrzőlista;
feladatkövető;
mappastruktúra;
belső útmutató;
oktatási anyag;
átadási dokumentáció.
Így a létrehozott rendszer később is használható, továbbadható és fejleszthető marad.
5. Átadás és következő lépések
A munka végén összefoglalom, mi készült el, milyen nyitott kérdések maradtak, és milyen további lépések javasoltak.
A cél nem az, hogy a vállalkozás tartósan függjön a Projektrend jelenlététől, hanem hogy átláthatóbb és önállóbban működtethető rendszert kapjon.
Rugalmasan, a helyzethez igazodva
Nincs két teljesen egyforma projekt.
Ezért a munkamódszer keretet ad, de a konkrét megoldást mindig a vállalkozás helyzete, célja és rendelkezésre álló kapacitása határozza meg.