Dokumentáció és sablonrendszer

Egy vállalkozás működésében sok információ, feladat és visszatérő teendő jelenik meg nap mint nap.

Ha ezek minden alkalommal új dokumentumban, más elnevezéssel vagy eltérő formában készülnek, gyorsan kialakulhat a káosz:

• Hol van az aktuális verzió?
• Melyik sablont kell használni?
• Ki töltötte ki?
• Mi maradt ki belőle?

A dokumentáció és sablonrendszer célja, hogy a rendszeresen használt információk és munkafolyamatok egységes, követhető és könnyen használható formában legyenek elérhetők.

Mikor lehet szükség dokumentációs rendszerre?

Például akkor, ha:

• ugyanazokat a dokumentumokat újra és újra nulláról kell elkészíteni;
• többféle változat kering ugyanabból az anyagból;
• nem egyértelmű, melyik sablon az aktuális;
• rendszeresen kimaradnak fontos információk;
• több munkatárs eltérő formában dokumentálja ugyanazt a feladatot;
• nehéz visszakeresni egy korábbi döntést vagy státuszt;
• a dokumentáció csak egy-egy ember saját rendszerében létezik;
• új munkatársnak nehéz átadni a működéshez szükséges mintákat.

Mit jelent a sablonrendszer?

A sablon nem egyszerűen egy előre elkészített dokumentum.

Egy jól kialakított sablon segíti a munkavégzést, mert megmutatja, milyen információkra van szükség, milyen sorrendben és milyen formában.

Ilyen lehet például:

• projektindító lap;
• meetingemlékeztető;
• döntési nyilvántartás;
• feladatátadó;
• ügyféladatlap;
• ellenőrzőlista;
• munkalap;
• minőségellenőrzési lap;
• átadási dokumentum;
• riport;
• státuszösszefoglaló.

Egységes dokumentáció = kevesebb bizonytalanság

Ha ugyanarra a feladatra mindenki más dokumentumot használ, az információk nehezen összehasonlíthatók.

Az egységes sablonrendszer segít abban, hogy:

• ugyanazok az adatok kerüljenek rögzítésre;
• gyorsabban áttekinthető legyen a dokumentum;
• kevesebb információ maradjon ki;
• egyszerűbb legyen az ellenőrzés;
• könnyebb legyen az átadás;
• a dokumentumok jobban visszakereshetők legyenek.

Hogyan készül?

1. A dokumentációs igények feltérképezése

Először azt vizsgálom meg:

• milyen dokumentumokat használ jelenleg a vállalkozás;
• melyek ismétlődnek rendszeresen;
• melyek okoznak bizonytalanságot;
• hol vannak duplikációk;
• milyen információk hiányoznak gyakran.

2. A szükséges sablonok meghatározása

Nem minden feladathoz kell külön dokumentum.

Csak azokhoz érdemes sablont kialakítani, ahol az valóban:

• gyorsítja a munkát;
• csökkenti a hibát;
• segíti az ellenőrzést;
• támogatja az átadást;
• vagy fontos információt őriz meg.

3. A tartalom kialakítása

Meghatározzuk:

• milyen mezők szükségesek;
• mely információk kötelezőek;
• milyen sorrendben legyenek;
• hogyan legyen könnyen kitölthető;
• mi legyen a felelős vagy határidő helye;
• hogyan jelöljük az aktuális státuszt.

4. Egységes elnevezés és tárolás

A sablonrendszer csak akkor működik, ha egyértelmű:

• hol található;
• mi a neve;
• melyik verzió az aktuális;
• ki módosíthatja;
• hogyan kerül archiválásra.

5. Tesztelés a gyakorlatban

A dokumentum akkor jó, ha használat közben is működik.

Ezért szükség esetén a sablont a tényleges használat alapján finomítjuk:

• túl hosszú-e;
• hiányzik-e belőle valami;
• félreérthető-e;
• könnyen kitölthető-e;
• valóban segíti-e a feladatot.

Milyen dokumentumok készülhetnek?

A projekt jellegétől függően például:

Projekt- és működési dokumentumok

• projektindító lap;
• projektstátusz;
• feladatkövető;
• döntési lista;
• meetingemlékeztető;
• projektátadási dokumentum.

Operatív sablonok

• munkalap;
• ellenőrzőlista;
• napi vagy heti riport;
• hibajegy;
• feladatátadó;
• minőségellenőrzési lap.

Oktatási és belső dokumentumok

• munkautasítás;
• SOP;
• betanítási checklist;
• oktatási segédanyag;
• belső tudáslap.

Ügyfél- és partnerkezelési dokumentumok

• ügyféladatlap;
• partnerlista;
• ajánlat-előkészítő;
• kommunikációs sablon;
• státuszösszefoglaló.

A cél nem több dokumentum

A jó dokumentációs rendszer nem attól jó, hogy sok fájlból áll.

A cél az, hogy kevesebb dokumentumból több használható információ legyen.

Egy jó sablon:

• gyorsan kitölthető;
• könnyen érthető;
• egységes;
• visszakereshető;
• és támogatja a valódi munkafolyamatot.

Kapcsolódó szolgáltatások

Folyamatok és SOP-k  ⟶

Belső tudásrendszer és oktatási anyagok  ⟶

Működési rendszerépítés  ⟶

Rövid, intenzív projekttámogatás⟶

Szeretné egységesebbé tenni a vállalkozása dokumentációját?

Egy rövid projektfelmérés során áttekintjük, mely visszatérő dokumentumoknál érdemes először sablont, ellenőrzőlistát vagy egységes dokumentációs rendszert kialakítani.

Kérek egy díjmentes projektfelmérést →

DOKUMENTÁCIÓ ÉS SABLONRENDSZER – letölthető blokk

A megfelelő dokumentáció kialakítását egyszerűbb kész mintából elindítani.

Az alábbi Projektrend-segédanyagok ingyenesen letölthetők és saját működéshez igazíthatók.

Projektindító ellenőrzőlista

Segít tisztázni a projekt célját, felelőseit, határidejét és első lépéseit.

Projektindító ellenőrzőlista letöltése → WORD letöltése  ⟵

Projektindító ellenőrzőlista letöltése → PDF letöltése  ⟵

Röviden rögzíthetők benne a döntések, feladatok, felelősök, határidők és nyitott kérdések.

PDF letöltése → 

Segít felmérni, mennyire rendezett a dokumentumok tárolása, verziókezelése és hozzáférése.

Dokumentumkezelési gyorsellenőrző letöltése → WORD letöltése  ⟵

Dokumentumkezelési gyorsellenőrző letöltése → PDF letöltése  ⟵

Egyszerű minta a következetes, visszakereshető fájlnevek kialakításához.

Fájlelnevezési szabály és példatár letöltése → WORD letöltése  ⟵

Fájlelnevezési szabály és példatár letöltése → PDF letöltése  ⟵

Segítség a vállalkozás ügyfél-, projekt- és működési mappáinak logikus felépítéséhez.

Mappastruktúra-tervező letöltése → WORD letöltése  ⟵

Mappastruktúra-tervező letöltése → PDF letöltése  ⟵

Rövid útmutató az aktuális, korábbi és jóváhagyott dokumentumverziók kezeléséhez.

Verziókezelési gyorssegédlet letöltése → WORD letöltése  ⟵

Verziókezelési gyorssegédlet letöltése → PDF letöltése  ⟵

16 pontos önellenőrző annak feltárásához, hol érdemes először rendszert építeni.

Működési rendszerépítési gyorsellenőrző letöltése  → WORD letöltése  ⟵

Működési rendszerépítési gyorsellenőrző letöltése  → PDF letöltése  ⟵

Egységes segítség feladatok, határidők, felelősök és szükséges információk átadásához.

Feladatátadó sablon letöltése  → WORD letöltése  ⟵

Feladatátadó sablon letöltése  → PDF letöltése  ⟵

Rövid vezetői vagy projektösszefoglaló az elvégzett, folyamatban lévő és elakadt feladatok követéséhez.

Heti státuszriport letöltése  → WORD letöltése  ⟵

Heti státuszriport letöltése  → PDF letöltése  ⟵

Egyszerű sablon a fontos döntések, dátumok, felelősök és következő lépések visszakereshető dokumentálásához.

Döntési nyilvántartás letöltése  → WORD letöltése  ⟵

Döntési nyilvántartás letöltése  → PDF letöltése  ⟵

Szerkeszthető alap egy standard működési eljárás dokumentálásához.

SOP-sablon letöltése  → WORD letöltése  ⟵

A saját szakmai és könyvfejlesztési munkáim mellett dokumentációs és rendszerépítési projekteket korlátozottan vállalok.

Ha vállalkozásában a dokumentumok, sablonok vagy belső működési anyagok nehezen követhetők, röviden megírhatja a helyzetet. 

Nem szükséges előre pontosan meghatározni a megoldást — elég a problémát és a kívánt eredményt leírni.

Kapcsolat →