FOLYAMATOK RENDSZEREZÉSE ÉS FEJLESZTÉSE
Folyamatok és SOP-k
Egy jól működő vállalkozásban nem minden feladatot kell újra és újra kitalálni.
Ha ugyanazt a munkát több ember végzi, rendszeresen ismétlődő feladatokról van szó, vagy fontos az állandó minőség, érdemes a működést egyértelműen meghatározott folyamatokra építeni.
A folyamatleírások és SOP-k célja nem a felesleges adminisztráció.
A cél az, hogy a működés érthető, követhető, ellenőrizhető és továbbadható legyen.
Mit jelent az SOP?
Az SOP – Standard Operating Procedure – egy meghatározott munkafolyamat egységes végrehajtási rendje.Rögzítheti például:
- mi a feladat célja;
- mikor indul a folyamat;
- milyen lépésekből áll;
- ki miért felel;
- milyen eszközökre vagy információkra van szükség;
- hol vannak az ellenőrzési pontok;
- mi számít megfelelő eredménynek;
Hogyan készül?
1. A jelenlegi működés feltérképezése
Először azt vizsgálom meg, hogyan történik a feladat a gyakorlatban – nem azt, hogyan kellene történnie.2. A problémás pontok azonosítása
Hol keletkezik hiba, várakozás, információvesztés, párhuzamos munka vagy bizonytalanság?
3. Az optimális folyamat kialakítása
Meghatározzuk a szükséges lépéseket, felelősségeket, ellenőrzési és döntési pontokat.
4. Dokumentálás
A folyamatból használható munkautasítás, ellenőrzőlista, SOP vagy más belső dokumentum készülhet.
5. Bevezetés és finomhangolás
A rendszer akkor ér valamit, ha a gyakorlatban is használható. Ezért szükség esetén a bevezetést követően módosítjuk és egyszerűsítjük.
Nem mindenből kell SOP
A cél nem az, hogy a vállalkozás minden apró tevékenységéről hosszú dokumentáció készüljön.
Elsősorban azokat a folyamatokat érdemes szabályozni, amelyek:
- rendszeresen ismétlődnek;
- több munkatársat érintenek;
- minőségi vagy ügyfélélménybeli kockázatot jelentenek;
- gyakran okoznak félreértést;
- új munkatársak betanításánál fontosak;
- ellenőrzést igényelnek;
- egyetlen ember tudásától függenek.
A végeredmény
Nem egy dokumentum, amely bekerül egy mappába és senki nem használja.
A cél egy olyan működési rendszer kialakítása, amelyből egy munkatárs megérti, mit kell tennie, egy vezető ellenőrizni tudja az eredményt, és a vállalkozás kevésbé válik személyfüggővé.
Kapcsolódó esettanulmány:
Airbnb-takarítói oktatási rendszer →
FOLYAMATOK ÉS SOP-K – LETÖLTHETŐ SEGÉDANYAGOK
A folyamatok kialakítását egyszerűbb jól felépített mintákból elindítani.
Az alábbi Projektrend-anyagok segítséget adnak a visszatérő feladatok rendszerezéséhez, dokumentálásához és ellenőrzéséhez.
SOP-vázlat
Egyszerű kiindulópont egy standard működési eljárás felépítéséhez.Segít meghatározni:
- a folyamat célját;
- a szükséges lépéseket;
- a felelősöket;
- az ellenőrzési pontokat;
- az elvárt eredményt;
SOP-vázlat letöltése → WORD letöltése ⟵
SOP-vázlat letöltése → PDF letöltése ⟵
Folyamatfeltérképező segédlet
Segítséget ad egy meglévő munkafolyamat lépéseinek feltárásához és az elakadási pontok azonosításához.
Folyamatfeltérképező letöltése → WORD letöltése ⟵
Folyamatfeltérképező letöltése → PDF letöltése
⟵
Folyamatellenőrző lista
Rövid ellenőrzőlista annak áttekintéséhez, hogy egy visszatérő folyamat mennyire egyértelmű, követhető és átadható.
Folyamatellenőrző lista letöltése → WORD letöltése ⟵
EGYEDI SZAKMAI EGYÜTTMŰKÖDÉS
A saját szakmai és könyvfejlesztési munkáim mellett külső folyamatfejlesztési és rendszerépítési projekteket korlátozottan vállalok.
Ha vállalkozásában van olyan visszatérő folyamat, amely túl sok magyarázatot, ellenőrzést vagy személyes jelenlétet igényel, röviden megírhatja a helyzetet.
Nem szükséges előre pontosan meghatároznia, milyen dokumentumra vagy rendszerre van szüksége.
Elég azt leírni, mi okozza a problémát és milyen eredményt szeretne elérni.