Hatnapos beugrós projektasszisztencia egy építőipari mikrovállalkozásnál

Egy építőipari mikrovállalkozásnál egyszerre több kivitelezési ügy, helyszíni egyeztetés, szerződéses módosítás és adminisztratív feladat futott párhuzamosan. Hat intenzív munkanap alatt bekapcsolódtam a napi működésbe, rendszereztem a dokumentumokat és a nyitott feladatokat, rögzítettem a helyszíni kéréseket, valamint követhetővé tettem a határidőket és a következő lépéseket.

Az esettanulmány azt mutatja be, hogyan teremthet rövid idő alatt is átláthatóbb működést a beugrós projektasszisztencia egy olyan vállalkozásban, ahol a szakmai munkavégzés mellett az adminisztratív háttér is folyamatos figyelmet igényel. 

Vidéki helyszíni utak, ügyfélkoordináció és szerződéses adminisztráció támogatása

Kiinduló helyzet

Egy építőipari mikrovállalkozásnál egyszerre több kivitelezési és felújítási feladat futott, amelyekhez budapesti és vidéki helyszíni egyeztetések is kapcsolódtak.

Az egyéni vállalkozó a szakmai és helyszíni munkavégzés mellett egyidejűleg kezelte:

• a megrendelőkkel történő egyeztetéseket;
• a szerződéseket és szerződésmódosításokat;
• az aktuális munkafolyamatokat;
• a beszerzési és kifizetési dokumentumokat;
• a napi feladatokat és időpontokat;
• a különböző helyszíneken felmerülő változtatásokat.

A párhuzamos feladatok miatt szükségessé vált egy rövid időre bekapcsolódó projektasszisztens, aki összefogja az adminisztratív, dokumentációs és koordinációs teendőket.

A projekt időtartama

Hat intenzív munkanap, többször napi 12-14 órában

A munkavégzés irodai előkészítést, dokumentumkezelést, személyes egyeztetéseket és két vidéki megrendelői helyszínhez kapcsolódó utazást is tartalmazott.

Az én feladatom

A hatnapos időszakban a vállalkozó napi működésének adminisztratív és koordinációs támogatását végeztem.

A munkám többek között az alábbi területekre terjedt ki:

• az aktuális feladatok és sürgősségi sorrend áttekintése;
• napi és helyszíni teendőlisták kialakítása;
• szerződések és kapcsolódó dokumentumok rendszerezése;
• szerződésmódosítás elkészítése 2 esetben;
• a módosítások érthető összefoglalása az érintettek (megbízó-vállalkozó) számára;
• megrendelői egyeztetésekhez szükséges információk előkészítése;
• vidéki helyszíni utak adminisztratív és szervezési támogatása;
• a helyszínen elhangzott kérések és változtatások rögzítése;
• a helyszíneke előtte-utána fotók elkészítése;
• nyitott kérdések, vállalások és következő lépések összegyűjtése;
• számlák, bizonylatok, átvételi dokumentumok és nyomtatványok kezelése;
• az előző és a következő könyvelő közötti gördülékeny adatok, anyagok összegyűjtése és továbbítása;
• a vállalkozó és a megrendelők közötti kommunikáció támogatása;
• szakmunkások felvételére hirdetések elhelyezése több platformon, és a kapcsolat közvetítése a vállalkozó felé.

A vidéki helyszíni utak szerepe

A két vidéki kiszállás nem pusztán utazást jelentett. A helyszíni jelenlét lehetőséget adott arra, hogy a megrendelői igényeket és az aktuális állapotot közvetlenül össze lehessen kapcsolni a szerződéses és adminisztratív dokumentációval.

A helyszíni feladatok során:

• rögzítettem az elhangzott változtatási kéréseket;
• összegyűjtöttem a tisztázandó kérdéseket;
• elkülönítettem a már vállalt és az újonnan felmerült feladatokat;
• segítettem a következő munkafázisok áttekintésében;
• a megbeszélések után rendezett feladatlistát készítettem;
• támogattam, hogy a szóbeli egyeztetéseknek írásban is követhető nyoma maradjon.

A projektasszisztensi munkám nem műszaki ellenőrzés vagy műszaki vezetés volt, hanem adminisztratív dokumentáció, szervezés és kommunikációs támogatás.

Kialakított megoldás

A hatnapos projekt során a szétszórtan jelentkező információkat és feladatokat egységesebb rendszerbe rendeztem.

A kialakított munkarend része volt:

1. a napi prioritások meghatározása;
2. a helyszíni feladatok előzetes összegyűjtése;
3. az egyeztetések írásos rögzítése;
4. a dokumentumok és módosítások rendszerezése;
5. a nyitott ügyek elkülönítése;
6. a következő lépések és felelősök áttekintése;
7. a napi adminisztratív feladatok lezárásának ellenőrzése;
8. az elvégzett lakásfelújításokhoz létrehoztam a végelszámoló szerződéseket.

Átadott eredmény

A rövid, intenzív együttműködés eredményeként:

• átláthatóbbá váltak a futó ügyek és feladatok;
• a helyszíni egyeztetésekhez kapcsolódó információk írásban is rendezésre kerültek;
• elkülönültek a meglévő és az újonnan felmerült megrendelői igények;
• rendezettebbé vált a szerződéses és adminisztratív dokumentáció;
• követhetőbbé váltak a határidők és a következő lépések;
• csökkent a vállalkozóra háruló szervezési és dokumentációs teher.

Mit mutat meg ez a projekt?

Ez a hatnapos együttműködés jól példázza, hogy egy projektasszisztens nemcsak irodai környezetben tud értéket teremteni.

A feladat része lehet:

• a vidéki helyszínekre történő kiszállás;
• a megrendelői egyeztetések támogatása;
• a változtatások dokumentálása;
• a vállalkozó és az ügyfél közötti információáramlás rendezése;
• a szerződéses és napi működési feladatok összehangolása.

A ProjektRend ott kapcsolódik be, ahol a helyszíni munka és az adminisztratív háttér között rendet kell teremteni.

---