Amikor a vállalkozó még nem tudja, hogy projektasszisztensre van szüksége

„Nincs szükségem projektasszisztensre, mindent kézben tartok.”
Ezt általában akkor mondja a vállalkozó, amikor egyszerre válaszol három e-mailre, keres egy eltűnt fájlt, visszahív két ügyfelet, ellenőrzi a határidőket, és közben próbálja kideríteni, kinél akadt el a projekt.

A projektasszisztensre sokszor nem akkor gondolunk, amikor már nincs feladat, hanem éppen akkor lenne rá a legnagyobb szükség, amikor túl sok van. Ebben a cikkben megmutatom, milyen jelekből látszik, hogy a háttérben már nem egyszerűen nagy a terhelés, hanem hiányzik valaki, aki összefogja a működést. 

Egy kisebb vállalkozás vezetője ritkán úgy kezdi a segítségkérést, hogy:

„Projektasszisztensre van szükségem.”

Általában nem egy munkakör nevét keresi. Egy konkrét, egyre sürgetőbb helyzetet szeretne megoldani.

A problémát gyakran ilyen mondatokból lehet felismerni:

• „Minden rajtam van.”
• „Elment az adminisztrátorom.”
• „Nem találom a szerződéseket.”
• „Rengeteg ajánlatkérés vár válaszra.”
• „Nem tudom, ki mit csinál.”
• „Elindítottuk a weboldalt, de senki nem fogja össze.”
• „Két hét múlva nyitunk, és semmi nincs készen.”
• „Nincs időm betanítani az új kollégát.”
• „Csúszik a felújítás, az ügyfelek pedig folyamatosan telefonálnak.”

Ezek elsőre különböző problémáknak tűnhetnek. Valójában ugyanarra utalnak: a vállalkozás működésében kialakult egy olyan átmeneti terhelés vagy szervezési hiány, amelyet a vezető már nem tud biztonságosan egyedül kezelni.

Ilyenkor nem feltétlenül új, állandó munkatársra van szükség. Sok esetben célzott, rövid időre bekapcsolódó projektasszisztencia is elegendő lehet.

„Minden rajtam van”

Ez az egyik leggyakoribb vállalkozói mondat.

A vezető egyszerre foglalkozik:

• az ügyfelekkel;
• az értékesítéssel;
• a beszerzéssel;
• a pénzügyekkel;
• a munkatársakkal;
• a napi problémákkal;
• a határidőkkel;
• a dokumentumokkal;
• és gyakran még a szakmai munkával is.

Egy idő után már nem az a kérdés, hogy van-e még néhány elvégezhető feladat, hanem az, hogy melyik marad el először.

A projektasszisztens ebben a helyzetben nem egyszerűen további adminisztrációt készít. Először áttekinti:

• mi sürgős;
• mi fontos;
• mi várhat;
• melyik feladat akadt el;
• mihez szükséges vezetői döntés;
• mit lehet azonnal átvenni.

A cél, hogy a vezető ismét a vállalkozás irányításával foglalkozhasson, ne pedig az összes apró részfeladatot saját maga próbálja követni.

„Elment az adminisztrátorom”

Egy munkatárs felmondása, betegsége vagy hosszabb távolléte különösen érzékenyen érintheti a kisebb vállalkozásokat.

Gyakran nincs másik ember, aki pontosan tudná:

• milyen ügyek vannak folyamatban;
• hol találhatók a dokumentumok;
• melyik ügyfél vár visszahívásra;
• melyik ajánlatot kell elküldeni;
• milyen határidők közelednek;
• milyen napi feladatok ismétlődnek.

A helyzetet tovább nehezítheti, ha nem készült rendezett átadási anyag.

A beugrós projektasszisztencia ilyenkor átmeneti hidat képezhet a távozó és az új munkatárs között.

A feladat része lehet:

• a nyitott ügyek összegyűjtése;
• a dokumentumok rendszerezése;
• a sürgős ügyfélfeladatok kezelése;
• a napi működés fenntartása;
• az új kolléga számára átadási anyag készítése.

„Nem találom a szerződéseket”

Ez általában nem csak egy hiányzó dokumentumról szól.

Arra utalhat, hogy a vállalkozás iratai több helyen találhatók:

• e-mail-mellékletekben;
• különböző számítógépeken;
• üzenetküldő alkalmazásokban;
• papírmappákban;
• munkatársak saját könyvtáraiban;
• több, eltérő nevű felhőmappában.

Ilyenkor könnyen előfordulhat, hogy nem a legfrissebb verzió kerül elő, hiányzik egy melléklet, vagy nem követhető, melyik dokumentumot ki és mikor módosította.

A projektasszisztensi rendrakás során kialakítható:

• egységes mappastruktúra;
• következetes fájlelnevezés;
• szerződés- és dokumentumlista;
• státusz- és határidő nyilvántartása;
• archiválási rendszer;
• áttekinthető jogosultsági rend.

A cél nem az, hogy mindenből újabb táblázat készüljön, hanem hogy a szükséges dokumentum gyorsan és biztonságosan megtalálható legyen.

„Rengeteg ajánlatkérés vár válaszra”

Az ajánlatkérések feldolgozatlansága közvetlenül bevételkiesést okozhat.

Az érdeklődő általában nem vár korlátlan ideig. Ha nem kap választ, másik szolgáltatót keres.

A felhalmozódott megkeresések rendezése során szükség lehet:

• az érdeklődők összegyűjtésére;
• a sürgősség és várható érték szerinti rangsorolásra;
• a hiányzó információk bekérésére;
• a visszahívások megszervezésére;
• ajánlati sablonok kialakítására;
• a kiküldött ajánlatok utánkövetésére;
• a lezárt és elvesztett érdeklődések elkülönítésére.

Egy egyszerű ajánlatkövető rendszerből már pontosan látható:

• mikor érkezett a megkeresés;
• ki foglalkozik vele;
• milyen információ hiányzik;
• elkészült-e az ajánlat;
• mikor esedékes az utánkövetés;
• mi lett az eredmény.

„Nem tudom, ki mit csinál”

Ez nem feltétlenül a munkatársak hibája.

Sokszor az okozza, hogy a feladatok:

• szóban hangzanak el;
• üzenetekben vesznek el;
• nincsenek felelőshöz rendelve;
• nincs egyértelmű határidejük;
• nem látható a státuszuk;
• több ember szerint is valaki más foglalkozik velük.

A projektasszisztens kialakíthat egy egyszerű, minden érintett számára érthető feladatkövetést.

Minden feladat mellett szerepelhet:

• a felelős;
• a határidő;
• az aktuális állapot;
• a következő lépés;
• az esetleges elakadás;
• a szükséges vezetői döntés.

Így a vezetőnek nem kell egyenként megkérdeznie mindenkitől, hol tart a munka.

„Elindítottuk a weboldalt, de senki nem fogja össze”

Egy weboldal elkészítése nem kizárólag technikai feladat.

A fejlesztéshez össze kell gyűjteni:

• a szolgáltatások leírását;
• a bemutatkozó szöveget;
• a fényképeket;
• a referenciákat;
• az árakat;
• a kapcsolati adatokat;
• a gyakori kérdéseket;
• a jogi dokumentumokat;
• a javítási és módosítási igényeket.

Közben egyeztetni kellhet:

• a tulajdonossal;
• a weboldalkészítővel;
• a grafikussal;
• a fotóssal;
• a szövegíróval;
• a marketingessel.

Ha nincs kijelölt koordinátor, a weboldal könnyen hónapokig félkész maradhat.

A projektasszisztens feladata ilyenkor nem maga a programozás, hanem a teljes folyamat összefogása:

• feladatlista készítése;
• anyagok begyűjtése;
• hiányzó tartalmak jelzése;
• határidők követése;
• javítási lista vezetése;
• résztvevők összehangolása;
• végső ellenőrzés támogatása.

„Két hét múlva nyitunk, és semmi nincs készen”

Egy üzlet, iroda, szalon vagy szolgáltatás elindítása egyszerre több tucat részfeladatot jelenthet.

Például:

• eszközök beszerzése;
• szolgáltatók megrendelése;
• nyomdai anyagok;
• árlista;
• nyitvatartás;
• munkatársi beosztás;
• belső szabályok;
• ügyfélkommunikáció;
• online felületek;
• induló készlet;
• takarítás;
• utolsó helyszíni ellenőrzés.

A nyitás előtti időszakban nem az újabb ötletek hiányoznak, hanem egyetlen, megbízható lista arról, hogy:

• minek kell elkészülnie;
• ki végzi el;
• mikorra szükséges;
• mi készült már el;
• mi akadályozza az indulást.

A projektasszisztens nyitási ütemtervet, felelősségi listát és napi státuszrendszert alakíthat ki.

„Nincs időm betanítani az új kollégát”

Az új munkatárs önmagában még nem oldja meg azonnal a túlterheltséget.

Az első időszakban meg kell mutatni:

• milyen rendszereket használ a vállalkozás;
• hol találhatók a dokumentumok;
• hogyan történik az ügyfélkezelés;
• milyen feladatok ismétlődnek;
• kihez milyen kérdéssel lehet fordulni;
• mi számít megfelelő teljesítésnek.

Ha ezek nincsenek leírva, a betanítás kizárólag szóbeli magyarázatokra és a vezető idejére épül.

A projektasszisztencia részeként elkészíthető:

• belépési ellenőrzőlista;
• első heti munkaterv;
• folyamatleírás;
• feladat- és felelősségi kör;
• gyakori kérdések gyűjteménye;
• betanítási anyag;
• próbaidős értékelési szempontsor.

Ezzel az új kolléga önállósodása gyorsabbá és kiszámíthatóbbá válhat.

„Csúszik a felújítás, az ügyfelek pedig folyamatosan telefonálnak”

Az építőipari és felújítási projektekben különösen sok információ mozog egyszerre.

Egyeztetni kellhet:

• az ügyféllel;
• a kivitelezővel;
• az alvállalkozókkal;
• a beszállítókkal;
• az anyagbeszerzéssel;
• a határidőkkel;
• a változtatási igényekkel;
• a dokumentumokkal;
• a kifizetésekkel.

Ha a szóbeli kérések nincsenek rögzítve, könnyen vita alakulhat ki arról, mi szerepelt az eredeti megállapodásban, és mi merült fel később.

A projektasszisztens segíthet:

• a változtatások dokumentálásában;
• a helyszíni egyeztetések összefoglalásában;
• a nyitott kérdések vezetésében;
• az ügyfél-visszajelzések rendszerezésében;
• az ajánlatok és dokumentumok követésében;
• a következő munkafázisok áttekintésében.

Ez projektadminisztratív és koordinációs támogatás, nem képesítéshez kötött műszaki ellenőrzés.

Nem munkakört kell keresni, hanem a megoldandó helyzetet

Egy kisebb vállalkozásnak nem mindig van szüksége állandó projektasszisztensre.

Lehet, hogy csak:

• néhány sürgős órát;
• egy intenzív rendrakó napot;
• többnapos projektmentést;
• néhány hetes helyettesítést;
• vagy egy konkrét rendszer kialakítását

kell megoldani.

Ezért a közös munka első kérdése nem az, hogy:

„Milyen általános feladatokat tud vállalni egy asszisztens?”

Hanem az, hogy:

„Melyik helyzet akadályozza jelenleg leginkább a vállalkozás működését?”

Ha a problémát pontosan meg lehet nevezni, a feladat, a határidő és az elvárt eredmény is meghatározható.

Hogyan indul egy projektfelmérés?

Az első, rövid egyeztetésen azt érdemes tisztázni:

1. Mi történt?
2. Mióta áll fenn a helyzet?
3. Mely feladatok halmozódtak fel?
4. Mi a legsürgősebb?
5. Milyen határidő közeledik?
6. Kik vesznek részt a folyamatban?
7. Milyen eredményre van szükség?
8. Mit kell a munka végén dokumentáltan átadni?

A projektfelmérés nem teljes körű, ingyenes tanácsadás. A célja annak megállapítása, hogy a helyzet projektasszisztensi támogatással megoldható-e, és milyen együttműködési keret lenne hozzá megfelelő.

ProjektRend – projektkoordináció és működéstámogatás

A vállalkozó nem mindig projektasszisztenst keres.

Sokszor csak azt szeretné, hogy:

• végre minden ne kizárólag rajta múljon;
• a határidők követhetők legyenek;
• az ügyfelek választ kapjanak;
• a dokumentumok előkerüljenek;
• valaki összefogja a részfeladatokat;
• a projekt ismét haladjon.

Belépek. Rendet teszek. Dokumentáltan átadom.

Kiesett egy munkatárs, csúszik egy projekt vagy felhalmozódtak a szervezési feladatok?

A ProjektRend weboldalán előzetes projektfelmérési egyeztetés kérhető.