12 helyzet, amikor projektasszisztensre lehet szüksége – még akkor is, ha eddig nem gondolt rá

„Majd én megoldom” – egészen addig, amíg egyszerre csörög a telefon, villog a levelezés, csúszik a projekt, és senki sem tudja, kinél van a következő lépés.

A projektasszisztensre nemcsak akkor lehet szükség, amikor már teljes a káosz. Az alábbi 12 helyzet azt mutatja meg, mikor érdemes időben segítséget bevonni, mielőtt a sürgős feladatok átveszik az irányítást a vállalkozás felett. 

Egy kisebb vállalkozás vezetője általában akkor kezd segítséget keresni, amikor már túl sok feladat torlódott fel egyszerre. Gyakran azonban nem egy új, állandó munkatárs felvétele jelenti a leggyorsabb vagy leggazdaságosabb megoldást.

Számos olyan átmeneti, sürgős vagy összetett üzleti helyzet létezik, amelyhez elegendő lehet egy rövid időre bekapcsolódó projektasszisztens.

A projektasszisztencia nem kizárólag levelezést, adatbevitelt vagy naptárkezelést jelent. Magában foglalhatja a feladatok rendszerezését, a résztvevők összehangolását, a dokumentáció kialakítását, a határidők követését és a projekt lezárásának előkészítését is.

Az alábbi helyzetekben különösen értékes lehet a külső, beugrós segítség.

1. Kiesik egy adminisztratív munkatárs

Egy szabadság, betegség, felmondás vagy hosszabb távollét rövid idő alatt komoly fennakadást okozhat.

A vezető ilyenkor gyakran saját maga próbálja átvenni:

• a központi e-mailek kezelését;
• az ügyfél-visszahívásokat;
• az ajánlatkérések feldolgozását;
• a határidők követését;
• a dokumentumok rendezését;
• a napi szervezési feladatokat.

Ezek azonban könnyen elvonják a figyelmet az értékesítéstől, a szakmai munkától és a vezetői döntésektől.

A beugrós projektasszisztens meghatározott időre átveheti a legfontosabb folyamatokat, majd rendezett átadást készíthet a visszatérő vagy új munkatárs számára.

2. Felmondás után rendezetlenül maradnak a feladatok

Kisebb vállalkozásoknál gyakran előfordul, hogy egy távozó munkatárs után nincs teljes átadási dokumentáció.

Nem derül ki egyértelműen:

• mely ügyek vannak folyamatban;
• melyik ajánlatra várnak választ;
• milyen határidők közelednek;
• hol találhatók a dokumentumok;
• melyik ügyféllel miről történt egyeztetés;
• milyen feladatokat kell továbbvinni.

Ilyenkor szükség lehet egy célzott adminisztrációs mentésre.

Ennek során összegyűjthetők a nyitott ügyek, kialakítható a követhető fájlstruktúra, elkészíthető a feladatlista, valamint rögzíthetők a felelősök, határidők és következő lépések.

3. Új szolgáltatás vagy projekt indul

Egy új szolgáltatás bevezetése sokkal több részfeladatból állhat, mint amennyi elsőre látható.

Szükség lehet például:

• versenytárselemzésre;
• beszállítói ajánlatok bekérésére;
• feladat- és határidőlista kialakítására;
• weboldalszövegek összegyűjtésére;
• árlista és szolgáltatásleírás elkészítésére;
• nyomdai és grafikai munkák koordinálására;
• belső dokumentumok kialakítására;
• az indulás előtti ellenőrzőlista összeállítására.

A projektasszisztens összefoghatja ezeket a részfeladatokat, így a vállalkozás vezetőjének nem kell minden résztvevőt és határidőt külön-külön követnie.

4. Üzlet, iroda, szalon vagy új telephely nyílik

Egy nyitási projekt során egyszerre kell kezelni a beszerzéseket, szolgáltatókat, engedélyeket, időpontokat, kommunikációs feladatokat és induló működési folyamatokat.

A koordináció része lehet:

• ajánlatok összehasonlítása;
• beszerzési lista készítése;
• kivitelezők és szolgáltatók egyeztetése;
• nyitási ütemterv kialakítása;
• eszközök és kellékek nyilvántartása;
• munkatársak beléptetésének előkészítése;
• nyitás előtti ellenőrzés;
• hiányzó feladatok összegyűjtése.

Egy átlátható nyitási terv jelentősen csökkentheti az utolsó napok kapkodását.

5. Egyszerre több építőipari vagy felújítási projekt fut

Az építőipari kisvállalkozások vezetői rendszerint a helyszíni szakmai feladatokra koncentrálnak. Eközben azonban folyamatosan érkeznek ajánlatkérések, ügyfélmódosítások, beszállítói információk és határidős dokumentumok.

Projektasszisztensi feladat lehet:

• ajánlatkérések nyilvántartása;
• beérkező ajánlatok összehasonlítása;
• ügyfélváltoztatások rögzítése;
• beszerzési státuszok követése;
• alvállalkozói dokumentumok bekérése;
• fényképes dokumentáció rendezése;
• kifizetési és előlegstátuszok belső követése;
• átadás előtti hibajegyzék előkészítése.

Ez nem helyettesíti a műszaki ellenőrt, a felelős műszaki vezetőt vagy más, képesítéshez kötött szakembert. A projektasszisztens feladata az adminisztratív és szervezési háttér biztosítása.

6. Takarítócégnél vagy Airbnb-Apartman üzemeltetésben rendszert kell kialakítani

A takarítási és szálláshely-üzemeltetési feladatoknál a minőség nagyban függ attól, hogy létezik-e egyértelmű, követhető munkarend.

Projektasszisztencia keretében kialakítható például:

• takarítási ellenőrzőlista;
• betanítási anyag;
• fényképes átadási rendszer;
• textil- és kulcsnyilvántartás;
• készletkövetés;
• reklamációkezelési folyamat;
• munkatársi beosztás;
• helyettesítési rend;
• új ingatlan indulási ellenőrzőlistája.

A cél nem újabb adminisztráció létrehozása, hanem annak biztosítása, hogy minden érintett ugyanazon elvárások alapján dolgozzon.

7. Kereskedelmi-, vagy HORECA feladatok halmozódnak fel

Élelmiszer-kereskedelmi, vendéglátási és szolgáltató vállalkozásoknál gyakran egyszerre kell kezelni a rendeléseket, árlistákat, beszállítókat, ügyfeleket és promóciókat.

Külső támogatással rendezhető:

• a vevői adatbázis;
• a beszállítói ajánlatok nyilvántartása;
• a termék- és árlisták frissítése;
• a visszahívási lista;
• a telesales-kampány előkészítése;
• a promóciós feladatlista;
• a fuvar- vagy rendelési napok egyeztetése;
• az értékesítési riportok előkészítése;
• az inaktív ügyfelek újra megkeresése.

Egy rövid projekt során olyan rendszer alakítható ki, amelyet később a vállalkozás saját munkatársai is tovább tudnak használni.

8. Weboldal vagy marketingprojekt elakad

Egy weboldal elkészítéséhez nemcsak webfejlesztőre van szükség.

Valakinek össze kell gyűjtenie:

• a szolgáltatásleírásokat;
• a bemutatkozó szöveget;
• a referenciákat;
• a fényképeket;
• a kapcsolattartási adatokat;
• az árakat;
• a gyakori kérdéseket;
• a szükséges jogi oldalak tartalmát;
• a fejlesztőnek szánt javításokat.

A projektasszisztens kapcsolatot tarthat a tulajdonos, a grafikus, a szövegíró, a fotós és a weboldalkészítő között, valamint követheti, hogy mely feladat készült el és hol van szükség döntésre.

9. Reklamáció kezelés. Felhalmozódnak az ügyfélpanaszok és a megválaszolatlan megkeresések

Előfordulhat, hogy egy terheltebb időszakban elmaradnak:

• az ügyfél-visszahívások;
• az ajánlatkérésekre adott válaszok;
• a reklamációk feldolgozásai;
• a státuszértesítések;
• a fizetési emlékeztetők;
• a korábbi érdeklődők utánkövetései.

A megkeresések rendszerezhetők sürgősség, ügyféltípus, határidő és szükséges intézkedés szerint.

A projekt végére kialakítható egy olyan nyilvántartás, amelyből a vezető pontosan látja, mely ügyet sikerült lezárni, melyik vár döntésre, és hol szükséges további intézkedés.

10. Új munkatársat kell felvenni és betanítani

A toborzás nemcsak egy álláshirdetés közzétételéből áll.

Adminisztratív támogatást igényelhet:

• a hirdetés előkészítése;
• a jelentkezők nyilvántartása;
• az interjúidőpontok szervezése;
• a visszajelzések elküldése;
• a belépési dokumentumlista;
• az első munkanap előkészítése;
• a betanítási terv;
• a feladat- és felelősségi kör leírása;
• a próbaidős értékelési szempontok kialakítása.

A projektasszisztens nem munkaerő-közvetítőként, hanem a kiválasztási és beléptetési folyamat koordinátoraként kapcsolódhat be.

11. A vállalkozás működését át kell adni

Cégeladás, tulajdonosváltás, üzlettárs bevonása vagy hosszabb távollét előtt különösen fontossá válik, hogy a működés ne csak a vezető fejében létezzen.

Dokumentálni lehet:

• a rendszeres napi, heti és havi feladatokat;
• a fontos ügyfél- és beszállítói kapcsolatokat;
• a szerződések listáját;
• a használt rendszereket;
• a hozzáférések nyilvántartását;
• a felelősségi köröket;
• a visszatérő határidőket;
• a működés kritikus pontjait.

A projektasszisztens nem végzi el a vállalkozás jogi vagy pénzügyi értékelését, de segíthet rendezett és átadható formába szervezni a napi működést.

12. A vezető nem látja át egy helyen a vállalkozását

Sok vállalkozásban az információk több különböző helyen találhatók:

• e-mailekben;
• kézzel írt jegyzetekben;
• üzenetküldő alkalmazásokban;
• több különálló táblázatban;
• munkatársak saját nyilvántartásaiban;
• papíralapú dokumentumokban.

Ilyenkor kialakítható egy egyszerű vezetői kontrollrendszer, amelyben követhető:

• a futó projektek állapota;
• a közelgő határidők;
• a kiadott ajánlatok;
• a nyitott ügyfélügyek;
• a beszállítói feladatok;
• a reklamációk;
• a felelősök;
• a következő vezetői döntések.

Ez nem könyvelési rendszer, hanem a napi működéshez használható vezetői áttekintés.

Miért előnyös a beugrós projektasszisztencia?

Nem minden feladat indokol állandó munkatársat.

Egy előre meghatározott projekt esetén:

• pontosan rögzíthető a megoldandó helyzet;
• meghatározható a munka várható időtartama;
• előre tisztázható a feladat- és díjkeret;
• ellenőrizhető eredmény adható át;
• nem keletkezik korlátlan rendelkezésre állási elvárás;
• a kialakított rendszer később házon belül tovább működtethető.

A megfelelő projektasszisztencia nem attól értékes, hogy hány órát vesz igénybe, hanem attól, hogy a projekt végére mennyivel válik rendezettebbé, követhetőbbé és biztonságosabbá a működés.

Hogyan indulhat a közös munka?

Az első egyeztetés célja annak meghatározása, hogy:

1. mi a jelenlegi probléma;
2. mi okozza az elakadást;
3. mely feladatokat kell átvenni;
4. milyen eredményre van szükség;
5. milyen határidő áll rendelkezésre;
6. milyen dokumentációt kell a munka végén átadni.

Ezt követően kialakítható a megfelelő projektterv, feladatlista és együttműködési keret.

ProjektRend – projektkoordináció és működéstámogatás

A segítség nem mindig egy új álláshely létrehozásával kezdődik.

Néha arra van szükség, hogy valaki rövid időre belépjen egy helyzetbe, összefogja a részfeladatokat, átlátható rendszert alakítson ki, majd rendezett formában átadja az eredményt.

Belépek. Rendet teszek. Dokumentáltan átadom.

Kiesett egy munkatárs, csúszik egy projekt, vagy felhalmozódtak a szervezési feladatok?

Lépjen kapcsolatba velem a ProjektRend weboldalamon.